헬로버스 2.0, 총무팀의 반복 연락과 운영 업무를 덜어줍니다

통근버스를 맡은 총무 담당자의 아침은 정산 엑셀보다 전화로 먼저 시작돼요. "버스 지금 어디쯤이에요?" "오늘 우리 노선 늦나요?" 매일 같은 사람들이 매일 비슷하게 물어와요. 눈이 오거나 앞차 사고로 한 노선만 지연되는 날이면, 그 노선 탑승자에게 일일이 상황을 돌려야 하고요. 여기에 월말이면 정산용 엑셀 대여섯 개를 열어 숫자를 맞추는 일까지 겹쳐요. 이렇게 되면 담당자는 회사와 버스, 탑승자 사이에서 모든 연락을 손으로 중계하는 자리에 서게 돼요. 본업을 볼 시간이 그 중계에 먼저 새어 나가고요.

헬로버스 2.0은 담당자를 그 가운데에서 빼내는 데 초점을 맞춘 버전이에요. 1.0이 운행을 안정적으로 굴리는 데 집중했다면, 2.0은 거기에 담당자 손이 가던 일을 얹었어요. 실시간 차량 위치와 지연 안내, 정산과 통계, 배차와 명부까지요. 관리자 화면이 1.0의 18개에서 44개로 늘어난 것도 같은 맥락이에요. 화면 수를 늘리려던 게 아니라, 사람이 전화와 엑셀로 메우던 자리를 시스템이 대신 맡게 된 거죠.

담당자 손에서 무엇이 빠지는지 한 장으로 볼게요.

전화 대신, 위치와 지연이 알아서 전해져요

담당자 하루에서 제일 자주 끊기는 건 위치·지연 문의 응대예요. 버스가 어디쯤인지, 오늘 우리 노선이 늦는지는 매일 같은 사람들이 매일 묻거든요. 2.0은 이 응대를 담당자 손에서 떼어내요.

• 실시간 차량 위치가 탑승자 앱에 그대로 보여요. 탑승자가 직접 위치를 확인하니 "어디쯤이에요?" 전화 자체가 줄고, 담당자가 관제 화면을 보고 구두로 답하던 단계가 사라져요.

• 지연이 생기면 해당 노선 탑승자에게 안내가 자동으로 나가요. 폭설로 3호 노선만 20분 늦는 날, 담당자가 단톡에 일일이 쓰지 않아도 그 노선 탑승자에게만 통지가 가요. 예전에는 누구에게 알렸는지 근거가 안 남았지만, 2.0은 발송 이력으로 남고요.

정산과 통계, 숫자를 손으로 맞추지 않아요

1.0은 운행 관리에 집중한 버전이라 정산은 별도 엑셀로 처리해 왔어요. 2.0은 그 정산과 통계를 화면 안에서 계산해요. 담당자가 확인할 지점도 그만큼 분명해지고요.

• 노선별 단가와 월 정산이 시스템 안에서 맞물려요. 단가 관리 탭에 현재 단가를 넣으면 한 달 운행이 운행 정산으로 자동 집계돼요. 노선이 세 개 늘어난 달에도 단가표를 손으로 복사하다 행 하나를 빠뜨릴 일이 없어지죠.

• 통계 분석은 3개 탭에서 9개로 늘었고, 거주지 분포와 탑승 분포, 효율성 분석이 들어왔어요. 평균만 담긴 월말 보고서에서는 몇 주째 빈 정류장이 안 보이지만, 분포로 보면 그 빈 자리가 그대로 드러나요. 노선을 손보자고 윗선을 설득할 근거가 바로 거기 있고요.

노선 조정의 근거는 평균이 아니라, 계속 비어 있는 그 한 정류장에 있어요.

배차와 명부, 매달 손대는 데이터가 한곳에

배차 변경과 탑승자 명부는 담당자가 매달 제일 자주 손대는 데이터예요. 흩어져 있으면 평소엔 몰라도, 사고나 감사처럼 근거를 되짚어야 할 때 남은 기록이 없죠.

• 배차 관리에는 검색필터 7종과 배차정보·예약목록·변경이력·운행이력 4개 탭이 있어요. 변경이력 탭에서 누가 언제 무엇을 바꿨는지 조회되고, 대차는 요청과 승인이 분리된 워크플로로 처리돼요. 아침에 급히 바꾼 대차 차량도 승인 기록으로 남아, 나중에 책임 소재를 되짚을 때 담당자가 기억에 기대지 않아도 돼요.

• 회원 관리는 17개 컬럼으로 소속사 분리, 사번·부서·출입증 연계, 안심 연락처까지 한 화면에 담아요. 소속사별 필터와 인사 필드 연계가 걸려 있어, 여러 벌 엑셀 명부가 돌며 최신본이 헷갈리던 일이 없어져요. 인사이동이 몰리는 분기 초에도 부서 이동자를 놓치지 않고요.

탑승자 쪽도 같이 정리돼요. 앱에서 일·월 단위 예약과 QR 탑승권, 알림존, 결제수단 관리를 쓰는데, 무상으로 운영하는 사업장은 결제 단계가 아예 없어요.

반복 문의는 AI 에이전트가 먼저 받아요

2.0에는 AI 에이전트가 들어왔어요. 탑승 시간, 정류장 위치, 예약 방법처럼 매번 비슷하게 들어오는 문의를 담당자 대신 먼저 응대해요. 담당자는 사람이 판단해야 하는 문의에만 손을 대면 되고요.

누가 언제 무엇을 했는지, 기록으로 남아요

공지와 개인정보는 평소엔 조용하다가 문제가 생겼을 때 기록 유무로 갈려요. 담당자가 나중에 소명해야 하는 순간이 바로 그때고요.

• 메시지 발송은 노선별·정류장별·회원 개별·승무사원 대상 4개 채널과 발송 이력 탭을 제공해요. 노선별로 대상을 지정해 보내면 이력 탭에 그대로 남아, 특정 노선에만 통지했다는 근거가 남아요.

• 개인정보 조회 이력은 지정된 개인정보 담당자만 열람할 수 있고, 공급사인 씨엘 본사 관리자 계정으로도 열리지 않아요. 담당자 지정 여부와 조회 로그를 함께 확인하면 되고요. 파일이 메일로 도는 엑셀 명부와 달리, 누가 열어봤는지가 로그로 남아요.

엑셀에서 시스템으로, 전환은 생각보다 가벼워요

헬로버스 2.0 전환은 추가 라이선스 비용이나 약정 연장 조건 없이 진행돼요. 노선·정류장·차량·단말·탑승자 데이터가 그대로 이관되고, 고객사가 하는 일은 사내 공지 한 번이에요. 통근버스 운행관리와 통합위탁운영을 직접 하는 회사가 만든 시스템이라, 관제 기반 실시간 위치부터 정산·통계까지 한 흐름으로 맞물려 있고요. 지금 방식에서 담당자 손이 가장 많이 가는 일이 무엇인지 먼저 짚어 드릴게요. 편하게 문의 남겨 주세요.